Système de conservation numérique et gestion des archives

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boston.gov/supplierportal ET ACCÉDER À EV00007842
OU CONTACTEZ Marta Crilly au 617-635-1195 ou à marta.crilly@boston.gov

La ville de Boston (« la Ville »), agissant par l'intermédiaire de son archiviste pour la consultation et la vulgarisation (« le responsable »), sollicite des propositions pour un système de conservation numérique, tel que spécifié dans le présent appel d'offres, qui peut être obtenu sur le site Web d'achat et le portail des fournisseurs de la ville (boston.gov/procurement). Un système de conservation numérique est recherché pour préserver et permettre l'accès aux archives numérisées et aux documents nés numériques de la ville.

La réponse à cet appel d'offres est volontaire. Tous les coûts associés à la réponse à cet appel d'offres, à toute présentation et/ou démonstration seront à la charge exclusive du fournisseur participant à la réponse à l'appel d'offres.

Toutes les propositions doivent être soumises en stricte conformité avec le Demande de propositions (RFP), qui peut être obtenue en visitant boston.gov/procurement, à partir de 12h00, heure locale de Boston, le 17 avril 2020. Le RFP restera disponible jusqu'à la date et l'heure d'ouverture des propositions, le 13 mai 2020 à 13h00, heure locale de Boston.

L'attention de tous les soumissionnaires est attirée sur les dispositions du Demande de propositions et des documents contractuels, en particulier sur les exigences relatives aux dépôts de garantie et aux assurances, le cas échéant.

Les soumissionnaires peuvent soumettre leurs propositions soit (i) via le portail des fournisseurs de la ville de Boston, boston.gov/procurement, soit (ii) en remettant deux (2) enveloppes scellées distinctes, l'une contenant deux copies de la proposition technique, dont une (1) marquée « Original », et une (1) copie électronique (clé USB) étiquetée « PROPOSITION TECHNIQUE », et l'autre contenant deux copies de la proposition de prix, dont une (1) marquée « Original », et une (1) copie électronique (clé USB) étiquetée « PROPOSITION DE PRIX ». En aucun cas, des informations sur les prix ne devront être incluses dans la proposition technique.
Si vous soumettez votre proposition par voie postale, les propositions de prix et les propositions techniques doivent être soumises séparément dans des enveloppes scellées et clairement étiquetées au plus tard le 13 mai 2020 à 13h00, heure locale de Boston, à l'adresse suivante :
Marta Crilly, Archives de la ville de Boston, 201 Rivermoor Street, MA 02132
Le responsable rejettera les propositions reçues en retard. L'absence de soumission de propositions distinctes et scellées concernant le prix et les aspects techniques entraînera la disqualification de la proposition dans son intégralité.

Le responsable ne doit pas ouvrir les propositions publiquement, mais doit ouvrir les propositions techniques en présence d'un ou plusieurs témoins dans les vingt-quatre (24) heures suivant la date limite de soumission des propositions. Le responsable peut ouvrir les propositions de prix ultérieurement et, dans tous les cas, doit ouvrir les propositions de prix afin d'éviter de les divulguer aux personnes qui évaluent les propositions techniques.

La durée du contrat sera de trois ans.

La Ville se réserve le droit de rejeter toutes les propositions, ou toute partie de celles-ci, et d'attribuer un contrat tel que l'Officiel le juge dans le meilleur intérêt de la Ville. Ce contrat sera subordonné à la disponibilité d'une affectation budgétaire ; si des fonds suffisants ne sont pas affectés au contrat au cours d'une année financière, l'Officiel annulera le contrat. Le délai maximal pour l'acceptation d'une proposition et la notification écrite de l'attribution du contrat sera de cent quatre-vingts (180) jours. L'attribution de ce contrat sera soumise à l'approbation du maire de Boston.

Marta Crilly, archiviste chargée des références et de la vulgarisation