Réunion annuelle du conseil d'administration de la bibliothèque publique de Boston en tant qu'organisme administratif (première réunion)

• Remarques de bienvenue
• Examen et approbation du procès-verbal de la réunion des administrateurs tenue le 20 janvier 2020
• Désignation du comité des finances et de l'audit en tant que « comité d'investissement »

• Journée mondiale de la propriété intellectuelle
• Réalisations et objectifs exercice 2020-2021
• Projets d'investissement exercice 2021 Alison Ford, Coordonnatrice des grands projets et David Leonard, Président
• Mise à jour sur la succursale de Dudley et considérations relatives à son nommage
• Mises à jour sur le fonds BPL        
• Revue et approbation de la politique et des procédures relatives à la salle communautaire/salle de réunion Emily Tokarczyk, responsable des événements spéciaux et David Leonard, président

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston votent pour approuver la politique et les procédures mises à jour concernant les salles communautaires/salles de réunion, telles que présentées. »

• Discussion sur l'annulation des pénalités de retard : Michael Colford, directeur des services de bibliothèque, et David Leonard, président.

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston autorisent le président de la bibliothèque publique de Boston à consulter le directeur financier de la ville de Boston et, si nécessaire, à prolonger la dispense d'amendes pour les détenteurs de cartes de bibliothèque de la BPL jusqu'à la fin de l'urgence sanitaire actuelle. »

• Budgets d'exploitation et d'investissement recommandés par le maire Martin J. Walsh pour l'exercice 2021
  Résumé analytique
  Evelyn Arana-Ortiz, Présidente du Comité Ellen Donaghey, Directrice financière

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston votent pour accepter les budgets d'exploitation et d'investissement recommandés par le maire Martin J. Walsh pour l'exercice 2021, sous réserve d'amendements ultérieurs avant l'approbation finale par le conseil municipal. »

• Attribution des marchés publics Evelyn Arana-Ortiz, Présidente du comité
• Contrat pour un consultant du département de communication

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston approuvent un troisième contrat d'un montant de 10 000 $, avec Susan Minichello, 60 Adams Street, Somerville, MA, pour fournir des services de sous-traitance intérimaires au département de communication de la bibliothèque. »

•   Contrat ou contrats pour divers biens ou services relatifs au budget de fonctionnement pour les réparations urgentes pour l'exercice 2021.

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston autorisent le président, ou son représentant désigné, pour le compte des administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston, à conclure un ou des contrats pour divers biens ou services relatifs au budget de réparations urgentes de la bibliothèque publique de Boston pour la période allant du 1er juillet 2020 au 30 juin 2021, à condition que chaque contrat conclu en vertu de cette autorisation soit estimé à moins de cent mille dollars (100 000,00 $). En aucun cas, le montant cumulé des contrats ne devra dépasser trois cent mille dollars (300 000,00 $). »

• Contrat d'achat de livres et de certains autres matériels d'acquisition bibliographique

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston concluent un contrat non annoncé, tel qu'autorisé en vertu de la loi générale, chapitre 30-B, section 7(a), intitulé « Approvisionnement en livres de bibliothèque », entre les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston (une société en vertu du chapitre 114 des lois de 1878) et les fournisseurs énumérés ci-dessous (y compris leurs filiales ou agents), pour l'acquisition de livres et de certains autres documents bibliographiques de bibliothèque, pour un montant ne dépassant pas le montant prévu au budget du département de la bibliothèque pour les livres et autres documents bibliographiques connexes, pendant la période allant du 1er juillet 2020 au 30 juin 2021. »

• Passer un contrat avec CityScapes Plant Care pour les services d'aménagement paysager dans la cour McKim.

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston décident d'attribuer un contrat pour les services d'aménagement paysager dans la cour McKim, pour un montant ne dépassant pas vingt-cinq mille dollars (25 000 $), à Cityscape Plant Care, 197 Clarendon St, Boston, MA. »

• Dépenses du Comité consultatif/Fonds de fiducie du Fellowes Athenaeum Trust pour l'exercice 2021

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston approuvent les dépenses provenant du fonds de la fiducie Fellowes Athenaeum, pour un montant ne dépassant pas quatre-vingt-seize mille vingt dollars et dix-huit cents. »   (96 020,18 $ ) pour soutenir le plan programmatique du fonds de la Fondation Fellowes Athenaeum pour l'exercice 2019, tel que recommandé par le comité consultatif de la Fondation Fellowes Athenaeum et qui sera présenté lors d'une prochaine réunion. »

• Examen de la délégation de certaines approbations de contrats au conseil d'administration

VOTÉ : « que les administrateurs de la bibliothèque publique de la ville de Boston délèguent au comité des finances et de l'audit l'approbation de tout contrat jugé de nature critique par le président de la bibliothèque pendant la période comprise entre mai 2020 et septembre 2020. »

*Toutes les réunions sont sujettes à des modifications de date, d'heure et/ou de lieu.

Les réunions se dérouleront virtuellement jusqu'à nouvel ordre.

**Le public peut également soumettre des commentaires écrits à l'avance à pcarver@bpl.org avec l'objet : « Commentaires du public pour la réunion des administrateurs » avant le 25/05/2020 à 12h00. Tous les documents soumis seront lus et inscrits au procès-verbal.

Robert E. Gallery, Président ; Evelyn Arana-Ortiz, Vice-Présidente,

Jabari Asim, Zamawa Arenas, Ben Bradlee, Jr.,

Cheryl Cronin, Priscilla Douglas, Linda Dorcena Forry,

John Hailer, Jeffrey Hawkins, la représentante Chynah Tyler

Président, David Leonard

Secrétaire du conseil d'administration, Pamela R. Carver

Il s'agit d'une réunion publique. Le public est le bienvenu.

Pour plus d'informations, consultez le site www.bpl.org

Rejoignez la réunion en ligne.

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