Kết nối cộng đồng: Đằng sau những bộn bề công việc của Jasmine Rodriquez, Trợ lý Cán bộ Đăng ký Thành phố

Trong ấn bản này, chúng tôi trò chuyện với người phụ nữ phi thường và là Trợ lý Thư ký Thành phố Jasmine Rodriquez để thảo luận về những cách mà Sở Đăng ký liên quan đến cuộc sống của cư dân hàng ngày, cách nhóm của cô ấy duy trì sự kết nối trong suốt đại dịch và cảm giác của cô ấy khi là một quản lý mới trong một thế giới cách xa về mặt xã hội.

Kết nối: Jasmine, tôi muốn bắt đầu bằng việc cảm ơn bạn một lần nữa vì đã đồng ý nói chuyện với tôi. Thật thú vị, đối với chuỗi bài viết này, chúng tôi đã tìm cách lắng nghe những người ở khắp thành phố Boston, những người luôn tập trung vào công việc cần làm - vì vậy, điều không có gì đáng ngạc nhiên là nhiều người trong số đó không thoải mái khi trở thành tâm điểm chú ý. Nhưng bạn đã nhìn thấy cơ hội để cho người khác biết cách mà nhóm Đăng ký đã làm việc như thế nào trong suốt đại dịch, và tôi hy vọng sẽ đạt được điều đó.  

Jasmine Rodriguez: Thật vinh dự. Mọi chuyện rất khó khăn, nhưng chúng tôi đang vượt qua. Tôi cũng không phải là người thích nổi bật, nhưng tôi cảm thấy vui khi được chia sẻ những gì đang diễn ra hiện nay với đại dịch. Mọi người nên biết rằng nhóm Đăng ký đã làm việc rất chăm chỉ.

Tôi phải thành thật với bạn, với tư cách là một phụ nữ (tương đối...) trẻ, chưa kết hôn/chưa có con, tôi hầu như không có tương tác gì với Cơ quan Đăng ký cả. Bạn có thể cho tôi biết bằng cách nói của riêng bạn, Cơ quan Đăng ký làm gì và mục đích của nó là gì không?

Sở Đăng ký có ba bộ phận: Sinh, Tử và Hôn nhân. Chúng tôi cung cấp bản sao có chứng nhận của những hồ sơ đó mà cư dân có thể sử dụng cho mục đích pháp lý, phả hệ, hoặc chỉ đơn giản là để lưu giữ hồ sơ của riêng họ. Tôi cảm thấy điều mà Sở Đăng ký thực sự làm là giúp người dân Boston tiếp tục vượt qua những sự kiện trong cuộc sống của họ.

Tôi chắc chắn có rất nhiều lý do khác nhau khiến một người đến Sở Đăng ký để lấy những hồ sơ và tài liệu đó. Bạn có thể cho tôi một ví dụ về cách công việc của Sở Đăng ký có thể liên quan đến cuộc sống của một người dân Boston bình thường không?

Chúng tôi thường xuyên làm việc với những khách hàng cần giấy khai sinh trước khi đến Sở đăng ký xe cơ giới (RMV). Hiện nay, RMV yêu cầu giấy khai sinh để cấp Thẻ căn cước thật (Real ID). Ai cũng cần giấy khai sinh để xác minh thân phận vào một thời điểm nào đó. Những người khác cần giấy chứng tử để chứng minh ai đó đã qua đời. Chúng tôi cũng liên hệ với tòa án, nhận lệnh của tòa án để sửa chữa hồ sơ khi cần thiết.

Vậy nên, mỗi ngày, các bạn đang giúp đỡ mọi người vượt qua những tình huống có thể gây bực bội, kiệt sức về mặt cảm xúc, phấn khởi, thú vị, hoặc thậm chí là vô cùng khó chịu. Liệu các bạn có thường xuyên thấy những cảm xúc mạnh mẽ ở những người mà các bạn giúp đỡ không?

Đúng vậy, chắc chắn rồi, nhưng đó là điều khiến tôi hào hứng và sẵn sàng đi làm mỗi ngày. Tôi chỉ muốn giúp đỡ được người đứng trước mặt mình. Chắc chắn rồi, đôi khi cảm xúc có thể ảnh hưởng, nhưng bạn chỉ cần giữ thái độ chuyên nghiệp. Có thể có những lúc vui vẻ và buồn bã, đặc biệt là bây giờ trong thời kỳ đại dịch. Đó đã là một hành trình thăng trầm về cảm xúc đối với khách hàng của chúng tôi, vì không thể đến được Tòa Thị chính để lấy hồ sơ. Nhưng làm việc cho Sở Đăng ký sẽ không bao giờ nhàm chán, vì luôn có chuyện xảy ra.

Chắc chắn rồi, tôi thà có một ngày tràn đầy những chiến thắng vang dội và những thất bại bi thảm còn hơn là một ngày chẳng có gì xảy ra cả. Có lẽ đó là điều mà rất nhiều nhân viên thành phố chúng ta có chung.

Đúng rồi!

Vậy thì công việc cụ thể của anh/chị tại Sở Đăng ký là gì, và trong trường hợp nào tôi nên đến gặp anh/chị trực tiếp?

Vị trí của tôi là Trợ lý Thư ký và tôi giám sát bộ phận Thống kê Sinh. Vì vậy, tôi đảm bảo rằng nhân viên đang làm tròn trách nhiệm của họ và gửi các hồ sơ khai sinh chính xác. Tôi sẽ giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong việc cấp giấy khai sinh. Ví dụ, nếu khách hàng nhận được giấy khai sinh không chính xác, tôi sẽ gửi cho họ giấy khai sinh chính xác. Nhưng tôi đã làm việc ở hầu hết các bộ phận trong Sở Đăng ký, bao gồm cả bộ phận Sửa đổi. Đó là bộ phận thực hiện việc sửa chữa và bổ sung, và là một trong những bộ phận lớn nhất của Sở Đăng ký.

Tôi rất hâm mộ cấp trên của bạn, Patty [McMahon]. Bà ấy cho tôi biết bạn bắt đầu với vị trí Nhân viên Hành chính chính, sau đó được thăng chức lên Nhân viên Thư ký Tuyên thệ, và gần đây bạn lại được thăng chức lên Trợ lý Thư ký vào tháng Giêng năm nay. Bạn có thể cho tôi biết một chút về quá trình thăng tiến nghề nghiệp của bạn không — làm thế nào bạn đến với vị trí đầu tiên của mình tại Thành phố Boston, và trách nhiệm của bạn đã thay đổi và phát triển như thế nào kể từ đó?

Tôi bắt đầu làm việc cho Thành phố khi khoảng mười lăm tuổi, với vai trò là nhân viên mùa hè. Tôi có cơ hội làm việc tại Tòa Thị chính và được thấy Phòng Đăng ký, và sau đó tôi đã nắm bắt cơ hội để xem liệu mình có thể vào đó hay không. Và tôi đã làm được!

Khởi đầu với vị trí Nhân viên Hành chính chính là một thử thách, chỉ toàn học hỏi những kỹ năng mới và cách xử lý các công việc khác nhau. Từ Nhân viên Hành chính chính đến người giám sát, trách nhiệm của tôi đã thay đổi rất nhiều. Nhìn lại năm 2016, tôi không nhớ chính xác mình đã đến được đây như thế nào, nhưng tôi biết rằng mình là người chăm chỉ, sẵn sàng học hỏi những điều mới và có động lực giúp đỡ mọi người.

Tôi rất ngưỡng mộ Alyssa Mastromonaco, cựu Phó Tham mưu trưởng và Giám đốc Điều phối lịch trình của Obama. Câu nói yêu thích của tôi về cô ấy là: “ Những công việc như thế này—loại công việc mà có rất nhiều, loại công việc chắc chắn tốt nhưng không ai dạy bạn muốn làm—chỉ được tìm thấy với một tâm trí cởi mở và sự sẵn lòng làm theo cách riêng của bạn. ” Giống như bạn đấy!

Đó là hoàn hảo.

Tôi cũng từng là một người quản lý mới vào khoảng hai năm trước - đó không phải là vị trí dễ dàng ngay cả trong những thời điểm tốt nhất, chứ chưa nói đến là trong bối cảnh đại dịch toàn cầu. Việc trở thành một người quản lý mới trong thời điểm này như thế nào, và bạn nghĩ kinh nghiệm của bạn có thể khác với tôi hay những người khác như thế nào?

Làm quản lý mới trong thời điểm này thực sự rất khó khăn, nhưng tôi chỉ cần làm theo các bước cần thiết để trở thành người quản lý tốt nhất có thể. Phần khó nhất khi làm quản lý hiện nay là việc nhân viên làm theo lịch luân phiên. Chúng tôi cũng có hai người mới bắt đầu làm việc giữa đại dịch. Việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới rất khó khăn, vì tôi không có mặt ở văn phòng mỗi ngày và sau đó sẽ không gặp họ trong một tuần nữa do lịch luân phiên. Đó chỉ là sự điều chỉnh mà tôi phải thực hiện, làm việc tại nhà và sau đó đến văn phòng.

Thật là một sự điều chỉnh lớn! Làm thế nào nhóm của bạn đã xoay xở để giữ tinh thần tích cực và duy trì sự kết nối giữa các thành viên cũng như với sứ mệnh khi luân phiên làm việc tại văn phòng và ở nhà?

Lúc đầu, việc quản lý công việc từ xa thật sự hỗn loạn, nhưng chúng tôi quyết định tập trung vào việc chăm sóc các bộ phận của mình và giúp đỡ hết sức có thể. Chúng tôi cố gắng giữ tinh thần tích cực cho nhau, vì mỗi người có hoàn cảnh khác nhau, và đặc biệt là với đại dịch đang diễn ra - mọi người đều bị ảnh hưởng theo những cách khác nhau.

Trong một trong những bản tin Be Connected đầu tiên của chúng tôi, chúng tôi đã đăng một câu chuyện về nhân viên từ nhóm Đăng ký. Ngay cả vào tháng 5 (cảm giác như đã trải qua nhiều kiếp người), rõ ràng là nhóm của các bạn đã thích ứng tốt như thế nào để tiếp tục cung cấp các dịch vụ thiết yếu. Ban đầu, trong những ngày đầu của đại dịch, các bạn đã làm gì để điều đó trở nên khả thi, và kể từ đó các bạn đã tiếp tục đổi mới như thế nào?

Vâng, [Thủ trưởng] Patty [McMahon] đã bắt đầu triển khai các quy trình trực tuyến cho việc đăng ký Sinh, Tử và Kết hôn khoảng ba năm trước. Chúng tôi bắt đầu với hồ sơ tử, sau đó vào tháng 4 năm ngoái, chúng tôi bắt đầu cung cấp dịch vụ đăng ký Sinh và Kết hôn trực tuyến. Phương án đó rất tuyệt vời, đặc biệt là đối với những người không sống ở Boston. Nhưng việc đăng ký Sinh trực tuyến là điều tuyệt vời nhất mà chúng tôi có thể nghĩ ra được khi nói đến việc hạn chế số lượng người đến Tòa Thị chính. Mặc dù vào đầu đại dịch, cư dân khó hiểu được rằng chúng tôi chỉ nhận đơn đặt hàng trực tuyến và qua thư, vì họ đã quen với việc đến Tòa Thị chính để lấy hồ sơ của họ.

Nếu có một điều tích cực nào đó từ kịch bản tồi tệ này, thì đó là việc nhiều bộ phận đã chuyển dịch vụ trực tuyến một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp chúng dễ tiếp cận hơn trong suốt đại dịch và sau đó.

Vâng!

Bài chia sẻ này thật sự bổ ích và truyền cảm hứng, cảm ơn các bạn đã kiên nhẫn lắng nghe. Chúng ta hãy kết thúc bằng một vài câu hỏi vui nhộn, được không nào?

Được thôi.

Bạn thích hơn điều nào: có thể nói được mọi ngôn ngữ trên thế giới hay có thể giao tiếp với động vật?

Nói được mọi thứ tiếng.

Điền vào chỗ trống: Taylor Swift là _________.

Taylor Swift thật tuyệt.

Câu trả lời rất khéo léo. Trang phục Halloween yêu thích nhất bạn từng mặc là gì?

Siêu nữ.

Giờ thì sau khi đã biết thêm về bạn và những việc bạn làm, tôi hiểu tại sao bộ đồ Siêu Nhân lại hợp với bạn đến vậy! Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian cho tôi, và cảm ơn bạn về tất cả những gì bạn đã làm, Jasmine. Thật là một niềm vui khi được nói chuyện với bạn.

Cảm ơn bạn, tôi rất vui khi được trò chuyện với bạn về những gì diễn ra tại Sở đăng ký.

Bạn có gợi ý nào cho cuộc phỏng vấn "Hậu trường" tiếp theo của chúng tôi không? Hãy cho chúng tôi biết nhé!

Erin Santhouse gia nhập thành phố Boston năm 2014 với vai trò là người lập lịch cho Thị trưởng Walsh. Hiện cô đang là Quản lý Dự án cho chương trình Chuyển đổi Nhân sự và chiến lược gia nội dung chính cho Be Connected . Thay vì cung cấp thêm thông tin tiểu sử, cô ấy đề nghị tìm kiếm trên Google cụm từ " trích dẫn của Kelly Kapoor ".