Báo cáo kiểm toán tài chính về các tài khoản hoạt động của học sinh thuộc hệ thống trường công lập Boston đã được công bố.

Thị trưởng Martin J. Walsh hôm nay đã công bố kết quả kiểm toán độc lập do Ernst & Young (EY) thực hiện đối với các tài khoản hoạt động của học sinh tại Trường Công lập Boston (BPS). Báo cáo kiểm toán của EY đã phân tích hoạt động và việc sử dụng quỹ, đánh giá các biện pháp kiểm soát nội bộ chủ chốt và xem xét các giao dịch lịch sử tại 118 trường học trong hệ thống BPS, không bao gồm sáu trường Charter Horace Mann do tính tự chủ của các trường này, trong các năm học từ 2013 đến 2018, tức là 5 năm qua.

Thị trưởng Walsh phát biểu: "Các tài khoản hoạt động của học sinh được ra mắt vào đầu những năm 1990 và mặc dù chúng có mặt ở hầu hết các trường học của chúng ta tại Boston, nhưng các tài khoản này chưa bao giờ được kiểm toán hoặc xem xét cho đến nay. Sự tin tưởng, minh bạch và trách nhiệm tài chính đối với cư dân Boston là những gì thúc đẩy các ưu tiên của chúng tôi, và cuộc xem xét chuyên sâu này đã cho phép tạo ra các chính sách và thủ tục mới toàn diện và đáng kể. Tôi muốn cảm ơn các nhà lãnh đạo trường học vì sự hợp tác của họ trong cuộc xem xét này và vì đã chấp nhận những hướng dẫn mới này khi chúng ta bắt đầu năm học mới."

EY được Thành phố Boston thuê lại sau một cuộc kiểm toán của Cục Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) bao gồm việc xem xét các tài khoản hoạt động của học sinh tại 16 trường học được chọn ngẫu nhiên. Một số thay đổi hoạt động đã được thực hiện tại Thành phố Boston và BPS do kết quả kiểm toán của IRS, bao gồm việc loại bỏ việc sử dụng các tài khoản địa phương, yêu cầu tất cả các quỹ hoạt động của học sinh phải được nắm giữ và quản lý thông qua hệ thống tài chính của Thành phố Boston, tăng cường kiểm soát và giao tiếp rõ ràng hơn với các nhà lãnh đạo trường học liên quan đến các quy tắc xung quanh các tài khoản hoạt động của học sinh.

“Ủy ban Trường học Boston cam kết thực hiện và duy trì các chính sách và phương thức để đảm bảo tất cả các quỹ trong Hệ thống Trường công lập Boston được bảo vệ và sử dụng một cách thích hợp”, Chủ tịch Ủy ban Trường học Boston, Michael Loconto cho biết. “Chúng tôi cảm ơn Thị trưởng Walsh, các nhân viên của BPS và Ernst & Young vì sự hợp tác và đánh giá liên tục về các tài khoản hoạt động của học sinh. Ủy ban Trường học mong muốn xem xét đề xuất sắp tới để đảm bảo các phương thức kế toán mạnh mẽ hơn trong khu vực, và hợp tác với Lực lượng đặc nhiệm Kiểm toán Nội bộ đã được Ủy ban phê duyệt vào mùa đông năm ngoái để thúc đẩy sự giám sát tài chính thận trọng cho hệ thống trường học của chúng ta.”

Trong suốt quá trình EY tiến hành công việc kiểm tra, Thành phố Boston và BPS đã thực hiện những bước quan trọng để giải quyết mọi rủi ro tiềm tàng được phát hiện thông qua quá trình xem xét và đảm bảo các chính sách và thủ tục phù hợp được thực hiện trước khi năm học bắt đầu. Những hành động này được thực hiện ngoài những thay đổi đã được thực hiện để đáp ứng cuộc kiểm tra của IRS và bao gồm những nội dung sau:

• Đã xây dựng Chính sách của Giám đốc và Sổ tay hướng dẫn vận hành Tài khoản Hoạt động Sinh viên, cung cấp một bộ quy tắc và thủ tục toàn diện để quản lý quỹ hoạt động sinh viên;
• Đã soạn thảo một chính sách sẽ được trình lên Ủy ban Trường học để phê duyệt vào tháng 9, tuân thủ tất cả các yêu cầu pháp luật và quy định đối với các tài khoản hoạt động của học sinh;
• Đã cung cấp khóa đào tạo toàn diện về các quy tắc và thủ tục mới cho các nhà lãnh đạo trường học vào tháng 8, khóa đào tạo này sẽ được BPS tổ chức hàng năm;
• Đã tạo một Tài khoản Cơ quan Chính để cung cấp các biện pháp kiểm soát tài chính cần thiết bằng cách yêu cầu tất cả các khoản tiền gửi và chi tiêu cho các hoạt động của học sinh phải được quản lý thông qua hệ thống tài chính của Thành phố Boston; và,
• Ngoài việc đưa Tài khoản Cơ quan Chính vào quy trình kiểm toán tài chính hàng năm của Thành phố Boston, cần đưa ra yêu cầu thực hiện các cuộc kiểm toán hoạt động được BPS tiến hành luân phiên tại các trường học để đảm bảo tuân thủ liên tục tất cả các chính sách.

EY cũng đã xác định một số lỗ hổng cụ thể về kiểm soát và thủ tục có rủi ro tiềm tàng cao nhất, bao gồm những vấn đề liên quan đến việc tách biệt nguồn tài trợ, chi tiêu và nhiệm vụ, quy trình báo cáo thuế, tính hợp lý của việc sử dụng quỹ, thu tiền mặt và thủ tục quản lý tiền mặt hiện có. Mỗi vấn đề ưu tiên này đã được giải quyết thông qua các chính sách và hướng dẫn vận hành mới, Tài khoản Cơ quan Chính thức yêu cầu tất cả các khoản chi phải đi qua hệ thống thanh toán của Thành phố Boston, quy trình kiểm toán nội bộ mới sẽ được thực hiện tại BPS, các hướng dẫn mới về việc duy trì hồ sơ phù hợp về nguồn quỹ, quy trình được nêu rõ về việc xử lý và đối chiếu quỹ trước và sau khi gửi và việc loại bỏ các tài khoản cục bộ.

“Các cấu trúc và quy trình mà chúng tôi đã thực hiện dựa trên kết quả kiểm toán của EY sẽ đảm bảo rằng, trong tương lai, các tài khoản hoạt động của học sinh sẽ được sử dụng để trao quyền cho các nhà giáo dục cung cấp cho học sinh BPS những cơ hội trải nghiệm giáo dục toàn diện và hấp dẫn một cách minh bạch và chu đáo”, Giám đốc lâm thời Laura Perille cho biết. “BPS rất biết ơn tất cả những người đã tham gia và làm việc trong sáng kiến quan trọng này để duy trì sự quản lý tài chính lành mạnh đối với những thành phần chi tiêu khiêm tốn nhưng quan trọng này trong các trường học của chúng ta.”

Chính sách dự kiến của Ủy ban Trường học sẽ được trình lên Ủy ban Trường học Boston để phê duyệt tại cuộc họp ngày 12 tháng 9 năm 2018. Sổ tay vận hành hoạt động học sinh và Chính sách của Giám đốc Sở Giáo dục đã được trình bày cho các nhà lãnh đạo trường học tại Viện Lãnh đạo tháng 8 và có thể được tìm thấy tại đây .

Các hoạt động sinh viên được định nghĩa rộng rãi là có tính chất liên môn, phụ thuộc vào phí hoặc gây quỹ bên ngoài và vì lợi ích duy nhất của sinh viên. BPS công nhận các hoạt động sau đây là hoạt động sinh viên:

• Các hoạt động giao lưu, ví dụ như tiệc tốt nghiệp hoặc tiệc pizza của sinh viên;
• Các sự kiện đặc biệt, ví dụ như lễ tốt nghiệp hoặc Hội chợ Khoa học;
• Các chuyến đi thực tế, ví dụ như chi phí đi lại hoặc phí vào cửa;
• Các câu lạc bộ sinh viên được phê duyệt, ví dụ như hội đồng sinh viên hoặc câu lạc bộ tranh luận;
• Các hiệu sách, chỉ khi hiệu sách do sinh viên điều hành và lợi nhuận thu được sẽ trực tiếp mang lại lợi ích cho sinh viên;
• Thể thao, chỉ khi nguồn tài trợ do sinh viên chủ trì hoặc khởi xướng và lợi nhuận thu được sẽ trực tiếp mang lại lợi ích cho sinh viên; và,
• Một số hoạt động khác nhau, liên quan đến sinh viên.

EY đã dành từ ba đến năm ngày tại mỗi trường trong quá trình đánh giá và đã biên soạn một bản tóm tắt các phát hiện cụ thể của từng trường bên cạnh báo cáo tổng thể. Những bản tóm tắt cụ thể của từng trường này được cung cấp trực tuyến để các nhà lãnh đạo trường học và cộng đồng trường học xem xét thêm.