Cuộc họp thường niên của Hội đồng quản thác với tư cách là cơ quan hành chính

Robert E. Gallery, Chủ tịch

A. Lời chào mừng

B. Xem xét và phê duyệt biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị được tổ chức vào Thứ Ba, ngày 8 tháng 3 năm 2018.

David Leonard, Chủ tịch

A. Thành tích và Mục tiêu Năm tài chính 2018-2019

B. Cập nhật về các dự án đầu tư

C. Chương trình Khai trương và Tăng cường Khả năng Truy cập Trang Web
Melina Schuler, Trưởng bộ phận Truyền thông

Scot Colford, Trưởng bộ phận Dịch vụ Trực tuyến và Web

D. Chiến dịch Đọc sách mùa hè

Michael Colford, Giám đốc Dịch vụ Thư viện

David Leonard, Chủ tịch

Laura Irmscher, Trưởng bộ phận Bảo tàng Mỹ thuật, phụ trách hợp tác/tư vấn triển lãm và cho mượn tác phẩm.
Matthew Teitelbaum, Giám đốc Bảo tàng Mỹ thuật Edward Saywell , Giám đốc Chiến lược Triển lãm và Trang trí Phòng trưng bày

QUYẾT ĐỊNH: “Ủy ban Bộ sưu tập Đặc biệt của Hội đồng quản trị đề nghị Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston, theo các điều khoản của Chính sách Cho mượn Triển lãm, phê duyệt việc cho mượn 109 tác phẩm gốc của Henri de Toulouse-Lautrec cho Bảo tàng Mỹ thuật Boston để phục vụ triển lãm diễn ra từ ngày 2 tháng 4 đến ngày 4 tháng 8 năm 2019. Tổng thời gian cho mượn sẽ kéo dài từ tháng 8 năm 2018 đến tháng 9 năm 2019 để đáp ứng các yêu cầu chuẩn bị, lắp đặt và tháo dỡ.”

Evelyn Arana-Ortiz, Chủ tịch Ủy ban

A. Ngân sách hoạt động và đầu tư do Thị trưởng Martin J. Walsh đề xuất cho năm tài chính 2019
Tóm Tắt Điều Quan Trọng
Evelyn Arana-Ortiz, Chủ tịch Ủy ban

Ellen Donaghey, Giám đốc Tài chính

QUYẾT ĐỊNH: “Các thành viên Hội đồng quản trị Thư viện công cộng Thành phố Boston tán thành việc chấp nhận ngân sách hoạt động và đầu tư do Thị trưởng Martin J. Walsh đề xuất cho năm tài chính 2019.”

B. Trao Thầu

Evelyn Arana-Ortiz, Chủ tịch Ủy ban

1. Hợp đồng hoặc các hợp đồng cho các hàng hóa hoặc dịch vụ khác nhau liên quan đến ngân sách vận hành sửa chữa khẩn cấp cho năm tài chính 2019 (FY19)

QUYẾT ĐỊNH: “Ủy viên Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston ủy quyền cho Chủ tịch, hoặc người được chỉ định, thay mặt Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston, ký kết hợp đồng hoặc các hợp đồng cho các hàng hóa hoặc dịch vụ khác nhau liên quan đến ngân sách sửa chữa khẩn cấp của Thư viện Công cộng Boston trong thời gian từ ngày 1 tháng 7 năm 2018 đến ngày 30 tháng 6 năm 2019, với điều kiện mỗi hợp đồng được ký kết theo ủy quyền này phải được ước tính là nhỏ hơn một trăm nghìn đô la ($100.000,00). Trong mọi trường hợp, tổng giá trị các hợp đồng không được vượt quá ba trăm nghìn đô la ($300.000,00).”

2. Hợp đồng mua sách và một số tài liệu thư viện khác

QUYẾT ĐỊNH: “Ủy viên Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston được phép ký kết hợp đồng không qua đấu thầu, theo quy định tại GL, chương 30-B, mục 7(a), được gọi là “Mua sắm sách thư viện”, giữa Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston (một Pháp nhân theo Chương 114 của Luật năm 1878) và các nhà cung cấp được liệt kê trong đó (bao gồm cả các công ty con hoặc đại lý), để mua sách và một số tài liệu thư mục khác, với số tiền không vượt quá số tiền được phân bổ trong ngân sách của Phòng Thư viện dành cho sách và các tài liệu thư mục liên quan, trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 7 năm 2018 đến ngày 30 tháng 6 năm 2019.”

3. Thưởng hợp đồng cho dịch vụ bảo vệ và tuần tra . Đã thông qua: “Ủy ban quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston phê duyệt hợp đồng cho dịch vụ bảo vệ và tuần tra tại nhiều tòa nhà thư viện khác nhau.” (Doanh nghiệp sẽ được xác định sau)

4. Trao Thầu Dịch Vụ Kiểm Toán Độc Lập Hàng Năm

QUYẾT ĐỊNH: “Các thành viên Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston phê duyệt hợp đồng cho Dịch vụ Kiểm toán Độc lập Hàng năm.” (Doanh nghiệp sẽ được xác định sau)

C. Ủy ban cố vấn/Quỹ tín thác Fellowes Athenaeum Trust của Ban quản thác - Chi phí năm tài chính 2019

QUYẾT ĐỊNH: “Ủy ban Tài chính và Kiểm toán của Hội đồng quản trị đề nghị Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston phê duyệt khoản chi từ Quỹ tín thác Fellowes Athenaeum không vượt quá chín mươi tám nghìn ba trăm sáu mươi mốt đô la Mỹ (98.361 đô la Mỹ) để hỗ trợ Kế hoạch chương trình Quỹ tín thác Fellowes Athenaeum cho năm tài chính 2019 theo khuyến nghị của Ủy ban cố vấn Quỹ tín thác Fellowes Athenaeum và sẽ được trình bày tại cuộc họp sắp tới.”

D. Xem xét việc ủy quyền phê duyệt một số hợp đồng cho Hội đồng quản trị

QUYẾT ĐỊNH: “Ủy viên Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston ủy quyền cho Ủy ban Tài chính và Kiểm toán phê duyệt bất kỳ hợp đồng nào được Chủ tịch Thư viện đánh giá là có tính chất quan trọng trong khoảng thời gian từ tháng 5 năm 2018 đến tháng 9 năm 2018.”

E. Thỏa thuận ủy thác sách quý hiếm

QUYẾT ĐỊNH: “Ủy ban Tài chính và Kiểm toán của Hội đồng quản trị đề nghị Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston ủy quyền cho Ủy ban Tài chính và Kiểm toán của Hội đồng quản trị phê duyệt việc giao thầu dịch vụ di dời và lưu trữ an toàn một số bộ sưu tập của thư viện.”

F. Phê duyệt mua hàng từ hợp đồng Consortium Giáo dục Đại học Mass

QUYẾT ĐỊNH: “Các thành viên Hội đồng quản trị Thư viện Công cộng Thành phố Boston chấp nhận trở thành thành viên của Liên minh Giáo dục Đại học Massachusetts (MHEC), điều này giúp tiếp cận 54 hợp đồng mua hàng chủ chốt với mức giá chiết khấu ưu đãi từ hơn 600 nhà cung cấp trong hơn 700 danh mục hợp đồng; phiếu thuận đồng nghĩa với việc sử dụng các hợp đồng đã được thương lượng trước để so sánh giá cả và mua sắm hàng hóa, dịch vụ cho thư viện mà không cần đấu thầu thêm.”

A. Xem xét một số loại quỹ tín thác có giá trị dưới 75.000 đô la Mỹ

B. Đánh giá về quỹ tín thác Charles J. Wilkins, thành lập ngày 16 tháng 1 năm 2007

Robert Gallery, Chủ tịch

QUYẾT ĐỊNH: Các thành viên Hội đồng quản trị Thư viện công cộng Thành phố Boston phê duyệt lịch trình họp của Hội đồng quản trị dự kiến cho năm 2018-2019 như đã nêu bên dưới:

• Thứ Năm, ngày 27 tháng 9 năm 2018, 15:00-16:30, Chi nhánh Parker Hill
• Thứ Sáu, ngày 16 tháng 11 năm 2018, 15:00-16:30, Thư viện Trung tâm
• Thứ Ba, ngày 15 tháng 1 năm 2019, 15:00-16:30, Chi nhánh Adams
• Thứ Năm, ngày 28 tháng 3 năm 2019, 16:00-17:30, Chi nhánh Chinatown
• Thứ Ba, ngày 14 tháng 5 năm 2019, 8:30-10:30 sáng, Họp mặt thường niên, Thư viện Trung tâm

Robert Gallery, Chủ tịch