Cómo organizar un evento especial al aire libre

Un evento especial al aire libre incluye carreras de carretera, fiestas callejeras, festivales, desfiles, caminatas y más. No importa si el evento es gratuito o de pago, abierto al público o por invitación, de todas formas debe solicitar la autorización. Algunos eventos pueden incluir entretenimiento, juegos, comida y bebidas.

Por favor, tenga en cuenta:

• Si esta es la primera vez que organiza el evento, especialmente si se trata de un evento grande, le recomendamos que se comunique con el enlace de su vecindario en la Oficina de Servicios Vecinales y siga sus instrucciones.
• Cualquier persona autorizada para celebrar un evento especial debe cumplir con las normas y regulaciones de la ciudad. Obtenga información sobre las normas para organizar un evento especial .
• Después de enviar su solicitud para un evento especial al aire libre, es posible que deba solicitar permisos adicionales de la ciudad antes de que su evento sea aprobado oficialmente.
• Vea aquí una previsualización de las preguntas que hacemos en la solicitud de Evento Especial.

Un evento especial al aire libre en la ciudad de Boston se categoriza en tres niveles. Cada nivel tiene requisitos, plazos y plazos de procesamiento diferentes. Algunos eventos pueden abarcar dos niveles, y se deben seguir las pautas del nivel con el número más alto.

Le invitamos a utilizar esta herramienta interactiva de niveles para realizar una evaluación inicial del nivel de su evento.

HERRAMIENTA DE NIVEL DE EVENTO ESPECIAL

Tenga en cuenta que esta herramienta es solo una guía. El Comité de Eventos Especiales determinará el nivel de su evento al presentar su solicitud de evento especial al aire libre. Si tiene alguna pregunta sobre los niveles de los eventos, envíe un correo electrónico a specialevents@boston.gov o llame al (617)-635-2552.

EVENTO ESPECIAL AL AIRE LIBRE DE NIVEL 1: PLAZO DE PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES CON AL MENOS 10 DÍAS HÁBILES O 2 SEMANAS DE ANTICIPACIÓN

• No dura más de un día.
• Está estacionario.
• Afecta a dos manzanas o menos de la ciudad, o a las aceras.
• Tiene 149 asistentes o menos.

UN EVENTO ESPECIAL AL AIRE LIBRE DE NIVEL 2: LA FECHA LÍMITE PARA PRESENTAR LA SOLICITUD ES DE AL MENOS 20 DÍAS HÁBILES O 4 SEMANAS ANTES.

• No dura más de un día.
• Afecta a más de dos manzanas o aceras de la ciudad.
• Está en movimiento
• Tiene entre 150 y 250 asistentes.

EVENTO ESPECIAL AL AIRE LIBRE DE NIVEL 3: PLAZO DE PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES CON AL MENOS 30 DÍAS HÁBILES O 6 SEMANAS DE ANTELACIÓN.

• Tiene una duración superior a un día.
• Puede ser un evento recurrente.
• Afecta a una calle de la ciudad con paradas de transporte de la MBTA.
• Es un carnaval
• Tiene un castillo hinchable/casa de rebote que no está en una propiedad privada residencial.
• Tiene o vende alcohol.
• Tiene más de 250 asistentes.

Antes de poder presentar una solicitud para un evento especial al aire libre, debe obtener el permiso del propietario del espacio y cargar una copia de la aprobación con su solicitud. Puede utilizar el mapa a continuación para consultar la ubicación de su evento.

MAPA DE EVENTOS ESPECIALES

ESPACIOS PARA EVENTOS QUE SE RESERVAN FRECUENTEMENTE Y PERMISOS O APROBACIONES REQUERIDOS:

• Fiesta de barrio: Si va a organizar una fiesta de barrio (que implique el cierre de dos calles o menos de la ciudad), debe completar una solicitud de permiso para el cierre de calles para fiestas de barrio .

• Parque municipal: Si su evento se celebra en un parque de la ciudad de Boston, debe reservar el parque solicitando un permiso de reserva de parque a través del Departamento de Parques.
• Desfiles, carreras, manifestaciones: Si va a organizar un desfile, procesión, marcha, manifestación o un evento que requiera el uso temporal de la calle, debe completar una solicitud de permiso para eventos en vía pública .
• Propiedad del Ayuntamiento: Si su evento se celebra en la Plaza del Ayuntamiento, Faneuil Hall, Sam Adams Park o en los exteriores del Civic Pavilion, debe obtener permiso de la Gerencia de Propiedades solicitando un permiso para eventos públicos .
• Propiedad privada comercial: Si su evento se lleva a cabo en una propiedad privada comercial, debe obtener una carta de permiso o un contrato de alquiler del propietario o administrador de la propiedad que le permita utilizar el espacio para la fecha y hora específicas del evento.
• Para eventos que se celebren en la Greenway, en propiedades de Massport, o en parques, calles o terrenos del Departamento de Conservación y Recreación (DCR) del estado de Massachusetts, o que tengan un impacto en estos , puede utilizar este enlace para encontrar la información de contacto necesaria para obtener la aprobación.
• Tenga en cuenta que la ciudad de Boston NO permite la celebración de eventos especiales al aire libre en propiedades privadas residenciales.

Antes de comenzar su solicitud de evento especial al aire libre, todos los solicitantes deben cargar un plano detallado del sitio y una copia de la aprobación para el espacio del evento. Planos del sitio   No es necesario que sean dibujos profesionales, pero deben ser legibles, a escala aproximada (con dimensiones) y proporcionar suficiente detalle para hacerse una idea de cómo será su evento.

Para desfiles, marchas, carreras, caminatas u otros eventos móviles, debe subir un mapa con indicaciones paso a paso que indique la ruta del evento. No se aceptan capturas de pantalla de un mapa sin detalles. Las solicitudes presentadas sin un plano del sitio no serán aprobadas. Puede utilizar esta guía. para asegurarse de que su plano de sitio incluya todos los requisitos mínimos. Consulte ejemplos de planos de sitio .

Si su evento se lleva a cabo en una calle pública, por favor incluya un carril de 20 pies de ancho sin obstáculos para el acceso de emergencia. Además, si la calle tiene hidrantes, se requiere que ambos lados del hidrante tengan al menos 10 pies de espacio libre de cualquier equipo u objeto.  

Si lo desea, puede utilizar el mapa que aparece a continuación como base para el plano del lugar de su evento.

MAPA DE EVENTOS ESPECIALES

Dependiendo de la complejidad de su evento, es posible que deba adjuntar documentos adicionales a su solicitud de evento especial al aire libre.

¿Su evento contará con personal de seguridad o de operaciones?

Deberá cargar su plan de seguridad y operaciones indicando el número y la ubicación del personal.

¿Están anunciando su evento?

Deberá cargar copias o enlaces a los anuncios. Para los eventos que están pendientes de aprobación, los anuncios deben incluir el siguiente mensaje: "Pendiente de la aprobación de la licencia por parte de la ciudad de Boston".

¿ES SU EVENTO DE NIVEL 2 O DE NIVEL 3?

Su evento necesitará un seguro si se clasifica como un evento de Nivel 2 o Nivel 3. La Ciudad solo está proporcionando una plataforma para compartir información. Recomendamos a las empresas que sigan las mejores prácticas al obtener suministros de nuevos proveedores.

Portal de Seguros para Eventos Especiales

Aviso legal:
Esta lista está abierta a todos los proveedores locales que elijan identificarse para esta lista. La ciudad de Boston no garantiza las compras. La ciudad no se hace responsable de ninguna pérdida o daño que pueda resultar de hacer un pedido a uno de los proveedores que figuran a continuación. La lista se proporciona solo con fines informativos, la ciudad:

• No ha evaluado formalmente los productos ofrecidos por ninguna de las empresas que figuran en la lista.
• No garantiza que los productos de ninguna empresa sean adecuados para ningún propósito específico, y
• No "aprueba" ni prefiere de ninguna manera las empresas que figuran en las listas en comparación con las empresas que no aparecen en ninguna de las listas a continuación.

Por favor, envíe una solicitud de evento especial al aire libre (anteriormente conocida como la aplicación PUB) . Si este es su primer evento con la ciudad, deberá crear una cuenta en línea. Recuerde anotar su nombre de usuario y contraseña. Antes de comenzar su solicitud, se recomienda que lea detenidamente los pasos del proceso en esta página y tenga preparados todos los materiales necesarios . Vea una vista previa de las preguntas de la solicitud aquí.

Solicitud para evento especial

Después de realizar su solicitud en línea, recibirá un correo electrónico del equipo de Eventos Especiales con información sobre cómo proceder con su evento. Estableceremos una reunión con el Comité de Eventos Especiales, o deberá reunirse con departamentos individuales de la ciudad. También le informaremos sobre cualquier otro permiso o servicio que pueda necesitar.

Dependiendo de la complejidad de su evento, se le podrá solicitar una reunión con el Comité de Eventos Especiales en una fecha y hora previamente acordadas a través de una videoconferencia. En la reunión, usted presentará los detalles del evento y el Comité le informará qué permisos adicionales de departamentos municipales se requieren para obtener la aprobación final de la ciudad de Boston. En su reunión con el Comité de Eventos Especiales, se le entregará una lista de verificación de los permisos y documentos que necesita para su evento.

Puede consultar la guía a continuación para obtener una lista de los permisos ADICIONALES que PUEDE NECESITAR.

Hoja de Referencia para Permisos de Eventos Especiales

Por favor, tenga en cuenta: No todos los eventos requerirán una reunión del Comité de Eventos Especiales. Si no se requiere una reunión, el Gerente de Eventos Especiales le enviará una copia de la Solicitud de Evento Especial al Aire Libre y una lista de verificación de los permisos que deberá obtener para completar el proceso.

Después de la reunión del Comité de Eventos Especiales o después de recibir la solicitud de Evento Especial al Aire Libre y la lista de verificación de permisos, deberá solicitar y obtener todos los permisos que figuran en la lista lo antes posible . Los permisos y aprobaciones se obtienen de varios departamentos de la ciudad. Tenga en cuenta que algunos permisos de la ciudad pueden tardar algún tiempo en obtenerse y que se puede aplicar una tarifa por cada permiso. Vea esta presentación con enlaces a los formularios de solicitud de permisos comunes.

Algunos de los permisos que se necesitan con frecuencia para eventos especiales al aire libre son:

1. Permiso para carpas de BFD : Cualquier evento que utilice una carpa o toldo de 400 pies cuadrados o más.
   • Tenga en cuenta que un grupo de cuatro o menos tiendas de campaña de 3x3 metros en un mismo lugar no necesita permiso si están en contacto y no tienen paredes laterales.
2. Permiso de BFD para encender fuego y cocinar al aire libre : Cualquier evento que utilice una parrilla o un aparato de cocina exterior en una propiedad no residencial.
   • Tenga en cuenta que no se permiten aparatos que funcionen con gasolina.
3. Permiso temporal de alimentos de ISD Health : Cualquier evento que utilice servicios de catering, vendedores, que venda alimentos, o eventos en propiedades comerciales que proporcionen alimentos.
   • Tenga en cuenta que, según el Capítulo 94, Sección 328A , los eventos en los que no se vende comida, no se proporciona compensación a las personas que llevan la comida y el evento no se celebra con fines comerciales no necesitarán un permiso. Si su evento cumple con los criterios descritos, se deben colocar carteles informando a los asistentes de que las instalaciones de comida y cocina no han sido inspeccionadas por inspectores de salud estatales o locales.
4. Permiso de Ocupación de Vía Pública (PWD) : Cualquier evento que incluya estructuras grandes (es decir, escenarios, generadores, vallas, carpas de más de 3m x 3m, etc.) colocadas en la calle o acera pública. Para obtener más información sobre este permiso, haga clic aquí .
   • Tenga en cuenta que todos los permisos de ocupación de la vía pública requieren una fianza , que puede solicitarse a través del Departamento de Obras Públicas.
5. Permiso para Generador Portátil de BFD : Cualquier evento que utilice un generador a combustible.
   • Tenga en cuenta que solo se permiten generadores de propano y diésel, no se permiten generadores de gasolina. Los generadores solares y de batería no requieren permiso.

Realizar las actividades mencionadas anteriormente en su propiedad personal no requiere permisos adicionales y es la forma más rápida y sencilla de incluir una o más de estas actividades en su evento.

Para obtener más información sobre otros permisos que PUEDA NECESITAR, utilice el BOTÓN DE ABAJO.

Permisos municipales para eventos especiales

La Oficina del Alcalde de Asuntos del Consumidor y Licencias (MOCAL) emite el permiso final para su evento. Para recibir el permiso final, deberá enviar la solicitud de evento especial (firmada por el capitán de policía) y todos los permisos de la lista de verificación de la PUB a MOCAL@boston.gov al menos cinco (5) días antes del evento:

Oficina del Alcalde para Asuntos del Consumidor y Licencias

De lunes a viernes, de 9:00 a 17:00.
También puede enviarnos un correo electrónico a: MOCAL@boston.gov

Por favor, tenga en cuenta: La "licencia de entretenimiento única" suele ser el último permiso que se emite para el proceso de Evento Especial. Si no hay entretenimiento en su evento, MOCAL aún necesitará ver todos los permisos obtenidos para emitir la aprobación final de su evento.

Si tiene alguna pregunta sobre el proceso de eventos especiales, envíe un correo electrónico a specialevents@boston.gov o llame al 617-635-2673 .