Год, посвященный решению мелких проблем посредством недель башеров

Теперь, когда мы находимся в разгаре нашей первой недели борьбы с долгами в 2019 году , мы подумали, что было бы неплохо подвести итоги нашего опыта проведения регулярных недель борьбы с долгами в 2018 году.

В течение этих недель мы отложили некоторые из наших крупных проектов в сторону, чтобы уделить внимание более мелким задачам, которые также заслуживают внимания, и сосредоточиться на нашем рабочем процессе и организации. Мы хотим убедиться, что работаем эффективно, создавая полезные показатели, которые мы можем использовать для отслеживания нашего прогресса как команды. Вы можете узнать больше о нашей первой неделе по урегулированию задолженности в нашем блоге от прошлого января .

Для многих идея приостановить всю активную работу может показаться сложной и нереалистичной. Но мы с нетерпением ждем наших недель интенсивной работы, которые проводим каждые два месяца. Помимо решения мелких задач, эти недели также дают нам возможность:

1. работать над инициативными и перспективными проектами, а также
2. обдумайте более масштабные структурные обновления и модернизацию системы.

За год регулярных недель борьбы с долгами мы многому научились. Надеемся, вы тоже сможете извлечь пользу из нашего опыта.

Вовлечение всей команды

Когда мы придумали идею недели по урегулированию задолженности для цифровой команды, мы изначально сосредоточились только на наших сотрудниках, занимающихся разработкой продуктов и веб-приложений. Мы хотели решить проблему технического долга и накопившихся задач, которые могут накапливаться со временем, а также незначительных проблем, которые важны, но могут прерывать наш прогресс в более масштабных проектах.

За год мы поняли, что отстранение от текущих задач может быть важно для остальной части цифровой команды. Наши дизайнеры и контент-мейкеры уделяют большую часть своего времени крупным проектам и текущему обслуживанию. И, как и наши разработчики, им часто приходится откладывать решение мелких проблем.

Мы даже начали привлекать сотрудников из других департаментов города. Дизайнеры из других команд взяли на себя несколько проектов во время хакатона, и мы обсуждали возможность превращения этих недель в масштабное мероприятие по всему городу, в том числе в Департаменте инноваций и технологий , где мы находимся.

Не забывайте готовиться и размышлять.

Перед каждой неделей интенсивной работы по погашению задолженности мы проводим собрание со всем персоналом, чтобы обсудить приоритеты на неделю. Используя Github, мы создаем проектную доску , которая отслеживает ход решения различных проблем, которые команда хочет решить. Это помогает нам контролировать выполняемую работу. И если мы работаем с заинтересованными сторонами в городе над крупным проектом, мы обязательно сообщаем им, что делаем перерыв, чтобы сосредоточиться на неделе интенсивной работы.

Даже несмотря на то, что мы работаем над мелкими проблемами, мы всё ещё находимся в режиме ожидания для выполнения задач высокой приоритетности в течение недели. Особенно в части контента, всегда найдётся обновление веб-сайта или пост в социальных сетях, который нужно выложить прямо сейчас. Цель этой недели — действительно помнить о том, что, когда мы не работаем над срочными задачами, мы уделяем время устранению накопившихся проблем.

Так же важно, как и наша подготовка, то, что мы находим время, чтобы отстраниться от происходящего после недели работы и проанализировать достигнутые результаты. В течение года мы включили в наш процесс регулярные последующие и ретроспективные собрания. Эти собрания позволяют нам понять, что сработало, а что нет. Они также дают нашим сотрудникам возможность поделиться своими достижениями и похвастаться тем, чего они смогли добиться.

На основе обратной связи, полученной во время этих встреч, мы внесли несколько изменений в наш рабочий процесс:

• Мы выделили еженедельный час «технического обслуживания» по средам для небольших обновлений безопасности и программного обеспечения. Это регулярное расписание для обновления системы освобождает время во время «баш-недели» для других задач, не связанных с техническим обслуживанием (и заставляющих задуматься).
• Мы создали колонку на доске проектов для недели интенсивной работы над проектами, которые все еще требуют внимания и не могут быть полностью «приостановлены» на этой неделе. Это помогает всем правильно оценить, сколько времени они смогут уделить задачам по урегулированию задолженности.

Главные события года

Всего за пять недель интенсивной работы по устранению задолженности в 2018 году нам удалось закрыть 94 задачи на GitHub. Наши тикеты варьировались от незначительных ошибок до исправлений в крупных проектах. Мы смогли решить всевозможные проблемы разработки, дизайна и контента. Вот лишь некоторые из основных моментов:

• Добавлена локальная среда на основе Docker для нашей Drupal-инсталляции Boston.gov . Теперь разработчики — как внутри, так и за пределами городской администрации — могут запустить Boston.gov на своей машине примерно за 15 минут. Раньше это занимало целый день, если вообще работало.
• Мы перенесли search.boston.gov из отдельного веб-приложения в Drupal.

• В преддверии публикации бюджета на 2019 финансовый год мы закрыли 18 заявок, связанных с ошибками и обновлениями на нашем веб-сайте, посвященном бюджету .
• Мы выпустили критическое обновление безопасности для Drupal 7 .
• Мы добавили в форму подписки на оповещения о чрезвычайных ситуациях опции выбора языка.

• Мы работали над новым приложением для BOS:311 в недрах компании, поэтому решили выделить часть недели на тестирование прототипа пользователями.
• Мы провели тестирование нашей текущей системы управления контентом Drupal 7 для Boston.gov. Мы переходим на Drupal 8 , но поддержание нашей текущей системы по-прежнему имеет решающее значение.
• Мы улучшили производительность наших баз данных, чтобы разработчикам было еще проще настраивать локальные среды на своих компьютерах.

• Это была первая неделя хакатона, в которой участвовала вся команда цифровых технологий. Учитывая успех первых трех недель, мы решили, что неделя хакатона также принесет пользу нашим дизайнерам и сотрудникам, занимающимся контентом.
• Наша команда дизайнеров потратила время на создание готовых графических материалов для потенциальных чрезвычайных ситуаций в городе. Это включает в себя все, от сезонных мероприятий до тех событий, которых мы надеемся избежать.
• Наша команда разработчиков продолжила вносить существенные обновления в Drupal, касающиеся версий php и Drush. Они также смогли добавить более точную информацию на текущую страницу поиска « Мой район ».
• Мы продвинулись в разработке более всеобъемлющего плана обеспечения качества для обновлений Boston.gov. Мы хотим убедиться, что наши обновления создают для вас, наших пользователей, более приятный опыт, не ломая при этом ничего.

• В рамках наших усилий по оптимизации аккаунтов города в социальных сетях мы создали карту всех существующих аккаунтов. Мы разместили каждый аккаунт в соответствующем департаменте и кабинете. Мы используем эту карту, чтобы помочь нам архивировать старые аккаунты и проверять наличие аккаунтов в социальных сетях у департаментов.
• Мы создали 70 новых значков для нашей библиотеки значков Boston.gov, предназначенных для использования в интерактивных элементах. Это черно-белые значки, которые вы видите в разделах на страницах по всему сайту.
• Мы внесли дополнительные обновления в Slack, чтобы поддержать наши развертывания и упростить работу для наших разработчиков.
• Мы обновили карту нашей сети Wi-Fi Wicked Free, чтобы она соответствовала стилю нашего нового онлайн-формата.
• Мы проверили и обновили все битые ссылки на сайте Boston.gov.
• И, раз уж зашла речь о поломках, мы также обновили страницу ошибки 403 , чтобы лошадь Пола Ревера бежала в правильном направлении.

У нас всегда будут появляться мелкие проекты, которые мы просто не можем поставить на первое место в списке приоритетов. Но благодаря нашим неделям интенсивной работы над устранением задолженности мы можем уделять им время. Будь то просто общая уборка или доработка существующих приложений, эти недели дают нам возможность итеративно совершенствовать и оттачивать наши цифровые инструменты.

Вы заметили что-то на сайте Boston.gov или в существующем цифровом инструменте, что, по вашему мнению, нуждается в исправлении? Пожалуйста, сообщите нам об этом по адресу feedback@boston.gov . Это может стать темой для нашей следующей недели хакетонизации.