Restez connectés : Un aperçu des coulisses avec Jasmine Rodriquez, adjointe au registraire municipal.

Dans cette édition, nous nous entretenons avec Jasmine Rodriquez, la Superwoman de la vie réelle et l'assistante du registraire municipal, pour discuter des manières dont le bureau d'état civil croise la vie des résidents ordinaires, comment son équipe reste connectée pendant la pandémie et ce que c'est que d'être une nouvelle responsable dans un monde socialement distancié.

Restons connectés : Jasmine, je voudrais commencer par vous remercier encore une fois d’avoir accepté de me parler. C’est drôle, pour cette série, nous avons cherché à entendre des gens de toute la ville de Boston qui se concentrent sur leur travail et font ce qui doit être fait – il ne faut donc pas s’étonner que beaucoup de ces personnes ne soient pas à l’aise sous les feux des projecteurs. Mais vous avez saisi l’opportunité de faire savoir aux autres comment l’équipe du Registre a travaillé pendant la pandémie, et j’espère que nous pourrons accomplir cela.  

Jasmine Rodriguez : C'est un plaisir pour moi. Ce fut difficile, mais nous sommes en train de surmonter ça. Je ne suis pas du genre à aimer être sous les feux des projecteurs, mais je me sens bien de partager ce qui se passe actuellement avec la pandémie. Les gens doivent savoir que l'équipe du Registre a travaillé dur.

Pour être honnête avec vous, en tant que femme (relativement…) jeune, célibataire et sans enfant, j’ai très peu interagi avec le Registre moi-même. Pourriez-vous me dire, avec vos propres mots, ce que fait le Registre et quel est son but ?

Le Registre se divise en trois sections : Naissance, Décès et Mariage. Nous fournissons des copies certifiées conformes de ces documents que les résidents peuvent utiliser à des fins légales, pour la généalogie ou tout simplement pour avoir leurs propres dossiers à jour. J’ai l’impression que ce que le Registre fait vraiment, c’est aider les habitants de Boston à continuer à vivre les événements de leur vie.

Je suppose qu'il y a beaucoup de raisons différentes pour lesquelles quelqu'un pourrait venir au Registre pour obtenir ces documents et ces dossiers. Pouvez-vous me donner un exemple de la manière dont le travail du Registre pourrait croiser la vie d'un Bostonien moyen ?

Nous travaillons beaucoup avec des clients qui ont besoin de leur acte de naissance avant de se rendre au Registre des véhicules à moteur (RMV). Le RMV exige désormais un acte de naissance pour obtenir une carte d'identité réelle (Real ID). Tout le monde a besoin d'un acte de naissance pour s'identifier à un moment donné. D'autres ont besoin d'un certificat de décès pour prouver le décès d'une personne. Nous nous occupons également des tribunaux, en obtenant des ordonnances judiciaires pour corriger les dossiers selon les besoins.

Donc, chaque jour, vous aidez les gens à traverser des situations qui peuvent être frustrantes, émotionnellement épuisantes, encourageantes, excitantes, ou même carrément bouleversantes. Observez-vous souvent des émotions fortes chez les personnes que vous aidez ?

Oui, absolument, mais c'est ce qui me motive et me donne envie de travailler tous les jours. Je veux juste pouvoir aider la personne qui se trouve devant moi. Bien sûr, parfois les émotions peuvent nous gêner, mais il faut rester professionnel. Il peut y avoir des hauts et des bas, surtout maintenant pendant la pandémie. Ça a été une montagne russe d'émotions pour nos clients, le fait de ne pas pouvoir venir à l'hôtel de ville pour obtenir un document. Mais travailler pour le Registre ne sera jamais ennuyeux, parce qu'il se passe toujours quelque chose.

Bien sûr, je préférerais passer une journée remplie de victoires épiques et d'échecs tragiques plutôt qu'une journée où il ne se passe absolument rien. C'est probablement quelque chose que beaucoup d'entre nous, employés de la ville, avons en commun.

D'accord !

Alors, qu'est-ce que vous faites au Registre, et dans quelles circonstances devrais-je me tourner spécifiquement vers vous ?

Mon poste est celui d'assistant-conservateur et je supervise le service des naissances. Je m'assure donc que le personnel fait son travail et envoie les certificats de naissance corrects. Je m'occupe de tous les problèmes liés à l'émission des certificats de naissance. Par exemple, si un client recevait un mauvais certificat de naissance, je lui en enverrais un correct. Mais j'ai travaillé dans pratiquement tous les services du registre, y compris les dépôts. C'est le service qui effectue les corrections et les modifications, et c'est l'un des plus importants du registre.

Je suis un grand admirateur de votre patronne, Patty [McMahon]. Elle m'a fait savoir que vous avez commencé comme greffier principal, puis vous avez été promu greffier de déposition, et que vous avez récemment été promu à nouveau au poste d'assistant registraire en janvier de cette année. Pouvez-vous me parler un peu de votre progression de carrière — comment êtes-vous arrivé à votre premier poste à la ville de Boston, et comment vos responsabilités ont-elles changé et évolué depuis ?

J'ai commencé à travailler pour la ville vers l'âge de quinze ans, comme employé de jeunesse pour l'été. J'ai eu l'opportunité de travailler à l'hôtel de ville et de voir le bureau d'enregistrement, et ensuite j'ai pris une chance pour voir si je pouvais y entrer. Ce que j'ai fait !

Commencer comme commis principal était difficile, il fallait juste apprendre de nouvelles compétences et comment traiter différentes choses. De commis principal à superviseur, mes responsabilités ont beaucoup changé. En repensant à 2016, je ne me souviens pas exactement comment j'en suis arrivé là, mais je sais que j'étais un travailleur assidu, désireux d'apprendre de nouvelles choses et motivé pour aider les gens.

Je suis obsédée par Alyssa Mastromonaco, ancienne cheffe de cabinet adjointe et directrice de l'organisation et de la planification d'Obama. Ma citation préférée d'elle est : « Des emplois comme ceux-là — le genre d'emploi dont il en existe beaucoup, le genre qui est définitivement bien mais que personne ne vous apprend à désirer — ne se trouvent qu'avec un esprit ouvert et une volonté de faire sa propre chose. » Ça vous ressemble !

C'est parfait.

Il y a quelques années, j'étais moi-même un manager débutant — ce n'est pas une position facile à occuper, même dans les meilleurs moments, et encore moins au milieu d'une pandémie mondiale. Comment est-ce d'être un nouveau manager en ces temps-ci, et comment pensez-vous que votre expérience pourrait être différente de la mienne ou de celle des autres ?

Être un nouveau manager en cette période est vraiment difficile, mais je suis simplement les étapes que je dois suivre pour être le meilleur manager possible. Le plus difficile en tant que manager en ce moment, c'est le fait que le personnel travaille sur un horaire rotatif. Nous avons aussi deux nouvelles personnes qui ont commencé au milieu de la pandémie. L'intégration et la formation du personnel sont difficiles, car je ne suis pas au bureau tous les jours et je ne les reverrai pas avant une autre semaine à cause de la rotation. Ce n'était qu'un ajustement que j'ai dû faire, travailler à domicile puis venir au bureau.

Un sacré changement ! Comment votre équipe a-t-elle réussi à rester positive et à maintenir les liens entre ses membres et avec la mission, tout en alternant entre le bureau et le télétravail ?

Au début, c'était un vrai désastre d'essayer de gérer le télétravail, mais nous avons décidé de nous concentrer simplement sur le soin de nos sections et d'aider autant que possible. Nous avons essayé de rester positifs les uns envers les autres, parce que tout le monde a une situation différente, et surtout avec cette pandémie en cours - tout le monde a été affecté de différentes manières.

Dans l'un de nos premiers bulletins d'information « Restez connectés », nous avons publié un témoignage d'un employé de l'équipe du Registre. Même en mai (qui semble être une éternité), il était évident à quel point votre équipe s'était bien adaptée pour continuer à fournir des services essentiels. Qu'avez-vous fait au début de la pandémie pour rendre cela possible, et comment avez-vous continué à innover depuis ?

Eh bien, [la registraire] Patty [McMahon] a commencé à mettre en place des processus en ligne pour les naissances, les décès et les mariages il y a environ trois ans. Nous avons commencé avec les registres de décès, puis en avril dernier, nous avons commencé à proposer les services de naissance et de mariage en ligne. Cette option était formidable, surtout pour les personnes qui ne vivent pas à Boston. Mais la naissance en ligne a été la meilleure chose à laquelle nous ayons pu penser pour limiter le nombre de personnes venant à l'hôtel de ville. Bien que, au début de la pandémie, il ait été difficile pour les résidents de comprendre que nous n'acceptions que les commandes en ligne et par courrier, car ils avaient l'habitude de venir à l'hôtel de ville pour leurs documents.

S'il y a un aspect positif dans ce scénario cauchemardesque, c'est la rapidité et l'efficacité avec lesquelles tant de services ont été transférés en ligne, les rendant ainsi plus accessibles pendant la pandémie et au-delà.

Oui !

C'était incroyablement instructif et inspirant, merci de votre patience. Terminons avec quelques questions rapides et amusantes, d'accord ?

Bien sûr.

Est-ce que vous préférez pouvoir parler toutes les langues du monde ou pouvoir parler aux animaux ?

Parlez toutes les langues.

Remplissez le blanc : Taylor Swift est _________.

Taylor Swift est cool.

Une réponse très diplomatique. Quel est votre costume d'Halloween préféré que vous avez jamais porté ?

Superfemme.

Maintenant que je vous connais mieux et que je sais ce que vous faites, je comprends pourquoi le costume de Superwoman vous va si bien ! Merci beaucoup pour votre temps et pour tout ce que vous faites, Jasmine. Ce fut un plaisir de vous parler.

Merci, j'apprécie que vous ayez pris le temps de discuter avec moi de ce qui se passe ici au Registre.

Vous avez une suggestion pour notre prochaine interview "Derrière les coulisses" ? Faites-le nous savoir !

Erin Santhouse a rejoint la ville de Boston en 2014 en tant que planificatrice pour le maire Walsh. Elle est actuellement chef de projet pour la transformation des RH et stratège principale en matière de contenu pour Be Connected . Au lieu de fournir plus d'informations biographiques, elle suggère de faire une recherche Google sur « citations de Kelly Kapoor ».