Все записи о важных событиях жизни, хранящиеся в реестре Бостона, теперь доступны онлайн.

Мы сделали это, друзья! С недавним запуском онлайн-заявки на свидетельства о браке мы успешно перевели все запросы на свидетельства о регистрации актов гражданского состояния — рождения , брака и смерти — в электронный формат. Вместо того чтобы приезжать в мэрию или доставать свою коллекцию марок, вы можете сделать заказ из дома и получить свидетельство по почте. Всего за 14 долларов за заказ плюс небольшая плата за обработку мы смогли не только сделать наши свидетельства доступными, но и более доступными по цене.

Фактически, всего за первую неделю после публикации нашей заявки на регистрацию брака — и без какой-либо рекламы — онлайн-запросы составили почти 26 процентов от общего числа заказов. В ту же неделю онлайн-запросы составили 31 процент от заказов свидетельств о рождении и целых 54 процента от заказов свидетельств о смерти. Одна статистика, которой мы очень гордимся, касается нашей заявки на получение свидетельства о смерти, первой, которую мы разработали для отдела регистрации. После того, как она стала доступна общественности более чем на год, наша онлайн-форма стала самым популярным способом подачи заявления на получение свидетельства о смерти.

Благодаря нашей предыдущей работе с регистрацией рождений и смертей, мы взяли большую часть кода из этих приложений, чтобы повторно использовать его для свидетельств о браке. Но у брака были свои специфические проблемы, которые нам нужно было решить.

Почему мы взялись за этот проект

Хотя мы были рады завершить работу над полным спектром услуг Регистрационного управления, перевод свидетельств о браке в онлайн-формат также принес ряд дополнительных преимуществ. Как и в случае с свидетельствами о рождении и смерти, существовала возможность онлайн-заказа свидетельств о браке через государственные органы. Однако стоимость заказов составляла от 42 долларов США и выше, а свидетельства были доступны не ранее чем через шесть месяцев после даты заключения брака.

Как и в случае с другими нашими приложениями, мы стремились создать более эффективную систему для регистрационного отдела. Вместо того чтобы разбирать почту и обрабатывать заказы, поступающие лично, наша онлайн-система позволит сотрудникам регистрационного отдела быстро обрабатывать запросы. Наша цель — сэкономить регистрационному отделу деньги и время, которое можно было бы использовать для помощи людям с особыми потребностями или для других проектов, направленных на повышение эффективности отдела.

И, как и в случае с свидетельствами о рождении , мы знали, что спрос на свидетельства о браке вырастет благодаря Закону о REAL ID . Этот федеральный закон предписывает выдачу гражданам «усиленного водительского удостоверения», отдельного от стандартных лицензий. Вскоре для входа в определенные федеральные здания и для полетов по территории США вам понадобится либо это усиленное водительское удостоверение, либо паспорт.

После объявления требований REAL ID в марте 2018 года в Департаменте регистрации наблюдался 30-процентный скачок только по запросам на свидетельства о рождении. Если вы изменили фамилию после замужества, вам также необходимо предъявить в Регистрационное управление транспортных средств свидетельство о браке для подтверждения этого изменения фамилии.

Уникальные особенности свидетельств о браке

Давайте посмотрим правде в глаза, некоторые люди с трудом помнят точную дату своего бракосочетания (мы ни на кого не указываем пальцем). Разговаривая с сотрудниками ЗАГСа, мы поняли, насколько важно позволить пользователям указывать диапазон дат. ЗАГС постоянно получает звонки от людей, нуждающихся в помощи в поиске даты заключения брака. Ограничение поиском по одной дате может легко привести к отсутствию результатов и вызвать много разочарований. Добавив возможность указывать диапазон дат, мы поможем сократить количество звонков, создавая при этом более удобный интерфейс для наших пользователей.

Еще один вопрос, который нужно было решить, касался использования имен. Сотрудники реестра часто получают звонки от людей, использующих альтернативные варианты написания имен, что затрудняет поиск их записей. В нашем онлайн-приложении мы хотели предоставить пользователям возможность указывать дополнительную информацию, включая любые альтернативные варианты написания имен.

Как и в случае с свидетельствами о рождении , мы понимали, что нам также придётся иметь дело с ограниченными записями. Если у кого-либо из супругов родители не состояли в браке на момент их рождения, их свидетельство о браке, а также свидетельство о рождении являются ограниченными. Ограниченное свидетельство о браке означает, что доступ к нему имеют только два лица, заключившие брак, и их родители. Как и в случае с рождением, система разработана таким образом, чтобы загружать документы, удостоверяющие личность, для обработки запросов на ограниченные записи.

Получение отзывов от наших пользователей

У нас были некоторые первоначальные идеи, но мы хотели как можно скорее протестировать наше новое приложение на пользователях. Для этого мы создали пять версий приложения, каждая с незначительными вариациями, и привезли их в окна Регистрации, чтобы получить обратную связь от пользователей в режиме реального времени. Мы также проводили тестирование с пользователями прямо за пределами здания мэрии в Патио.

После анализа результатов тестирования стало ясно, что нам потребуется использовать поэтапное раскрытие информации для добавления даты. Поэтапное раскрытие информации означает, что мы предоставляем пользователям только ту информацию, которая необходима для выполнения задачи, не перегружая их другими, потенциально запутывающими, деталями. Мы выбрали этот подход, поскольку сохранялась путаница в отношении того, что делать, если точная дата неизвестна. Использование поэтапного раскрытия информации позволило нам разбить процесс на этапы, направляя пользователей в нужное русло. Если они знают точную дату, они могут её ввести. Если нет, мы даём им возможность ввести диапазон дат.

Мы также решили добавить поле для альтернативных вариантов написания имени, с возможностью добавления нескольких вариантов, на каждую страницу, где вы вводите имя. Это поле позволяет людям ввести любые другие варианты написания своего имени, которые могут существовать. За первые два дня тестирования выяснилось, что большинство людей смогли легко добавить эту дополнительную информацию.

Создание готового продукта

После получения первого отзыва мы внесли изменения в форму и провели второй раунд тестирования. Мы сосредоточились на двух моментах: процессе поэтапного раскрытия информации о дате и поле для альтернативных имён. Благодаря более подробным инструкциям, этот раунд тестирования прошел очень хорошо, подтвердив наши предположения о том, как лучше всего отображать информацию. Мы решили включить обе функции — для полей даты и имени — в финальную версию приложения.

Мы не можем достаточно выразить благодарность Регистрационному отделу за их поддержку на протяжении всего этого процесса. Регистратор Патти Макмахон и ее сотрудники были с нами на каждом этапе разработки наших онлайн-заявлений, и мы бы запутались без них. Они также проделали огромную работу по распространению информации о подаче заявок онлайн.

Если у вас есть немного времени, пожалуйста, ознакомьтесь с нашими заявками на свидетельства о рождении, браке и смерти. Это, безусловно, не готовые продукты, и мы планируем продолжать их совершенствовать и улучшать со временем. Мы будем рады узнать ваше мнение — просто отправьте электронное письмо по адресу feedback@boston.gov .

Этот пост в блоге написала Сара Грайсдорф, стажер по контенту в летний период в команде цифровых технологий. Сейчас она студентка третьего курса Бостонского университета, где изучает информатику. Связаться с ней можно через LinkedIn .